今やメールはビジネス場面でなくてはならないものになりました。また、メールは報連相にも使われるほど重要なコミュニケーションツールです。上記のフレーズは、入社2年目の若手社員の言葉でした・・・

メールの返信をしたほうがいいのか、しなくていいのか迷えるビジネスパーソンが少なからずいるようです。

取引先の2年目社員と業務連絡や毎月の請求書のやり取りをしています。
彼とのメールでのやり取りで気になっていることが度々ありましたが、他社の社員さんなのであえてお伝えせず、気になりながらもスルーしていたことがあります。

それは、彼からのメール返信が少ない？ない？ということでした。
会議の出席依頼に対して返信するも、それに対するレスポンスなし。
業務に関することでご報告があったのでメールで報告してもなしのつぶて…

いったい彼のレスポンスはどうなってるの？と思っていた矢先に、ひと月前の私の請求書が届いていないというメールが来たのです。

直ぐに送信履歴を確認すると、お問い合わせが来た請求書は既に彼や彼の上司、経理担当者に送付していました。

「お尋ねの請求書は、○月○日○時○分に送信済みです」と返信しましたが、やはりいつものようにノーレス…

こちらとしては、送付した請求書が何かの手違いではじかれてしまって届いていなかったのか？彼も請求書がなくて困っているのではないか…と、心配しているのに、彼からのレスポンスは無い。

これは、見過ごしてはいけないという神様からのお達しだと思い、意を決して電話をしました。
そこで、問うたのが「メールの返信をしないのは何か理由があるのですか？」

すると彼曰く「できるだけ返信しないようにしています！」と力強い返答が…
どうして返信をしないようにしているのですか？何かトラブルでもあったのですか？とさらに質問すると、
「いえ、特にありません」

私は言いました。「いやー、それ逆ですよ。返信しないほうがトラブルの元です」

「今回、お問合せがあった請求書についても、もし受信していたのなら、既に受け取っていたことを私に返信しないと、私は届いていなかったのか？何かあったのか？と心配して、こうして電話をすることになるのだから、（相手に負担をかける）返信しなければいけないのですよ」とようやく気になっていたことを本人へ伝えることができました。

自分が問い合わせて、相手からレスポンスをもらったのであれば、それに対してありがとうなり、わかりましたなどと返答するのがコミュニケーションであり、礼儀であり、マナーだと思います。

私は新入社員研修で必ずお伝えすることが、「迷ったら報連相をしましょう」です。
報連相をし過ぎて困ることやトラブルになることは少なく、むしろ、報連相がないことでトラブルや問題が発生することのほうが多いからです。

また、ビジネス文書研修をする中で、意外に多いご質問が、今回のテーマの「返信」についてです。
メール返信も報連相と同じです。相手の立場になって考えていただきたいと思います。